Samenvatting: Wie bestanden en samenwerking uit Microsoft 365 of Dropbox wil halen, kijkt vaak naar Nextcloud. Sinds kort is er ook OpenCloud, een open source platform van de Heinlein Gruppe. Beide kun je in Europa hosten en zelf beheren. In dit artikel zetten we ze naast elkaar, laten we zien waar je op let bij AVG, beheer en back-ups, en geven we een nuchtere keuzehulp voor het MKB. Het belangrijkste inzicht: het gaat minder om de software en meer om hoe je hem host, beveiligt en beheert.
Steeds meer MKB-bedrijven willen weten waar hun bedrijfsdata staat. Niet omdat het hip is, maar omdat klanten ernaar vragen, omdat de AVG het verlangt en omdat afhankelijkheid van een enkele Amerikaanse leverancier een risico is. Open source bestandsplatforms zijn daarvoor een serieuze route.
Lang was Nextcloud de vanzelfsprekende keuze. Nu is er met OpenCloud een tweede naam bij. Wat is het verschil, en moet je daar als ondernemer iets mee?
Waarom bedrijven kijken naar een Europees bestandsplatform
De redenen zijn praktisch. Een bestandsplatform bevat vaak het meest gevoelige materiaal van je bedrijf: contracten, personeelsdossiers, offertes en klantgegevens. Waar die staan en wie erbij kan, is dus geen detail.
Controle over je data
Bij een zelf gehost platform bepaal jij waar de servers staan, wie beheerder is en hoe lang gegevens bewaard blijven. Je zit niet vast aan de voorwaarden van een leverancier die die voorwaarden eenzijdig kan aanpassen.
AVG en klanteisen
Onder de AVG moet je kunnen aantonen dat je persoonsgegevens op een passende manier beschermt. Hosting binnen de EER maakt dat eenvoudiger, want je hoeft geen doorgifte naar derde landen te onderbouwen. Steeds vaker vragen opdrachtgevers daar ook zelf naar in een leveranciersvragenlijst. Dat zagen we ook bij de Cyberbeveiligingswet en de gevolgen voor toeleveranciers.
Minder afhankelijkheid
Open source betekent dat je kunt wisselen van beheerder of hostingpartij zonder je software te verliezen. Dat is een groot verschil met een gesloten dienst, waar overstappen vaak een migratieproject is.
Wat is Nextcloud?
Nextcloud is een open source platform voor bestanden, agenda, contacten, videobellen en samenwerken. Het bedrijf Nextcloud GmbH is in 2016 opgericht en zit in Duitsland. Volgens het bedrijf zelf is het platform volledig open source, zonder gesloten uitbreidingen. Je kunt Nextcloud zelf draaien of laten hosten en beheren door een partner.
De kracht zit in de breedte. Naast bestanden zijn er onder meer Talk voor videobellen, groupware voor agenda en e-mail, een kantoorsuite en een grote verzameling apps. Wie Microsoft 365 wil vervangen, komt daarom meestal bij Nextcloud uit. Een voorbeeld van hoe wij dat aanpakken vind je in ons artikel over Nextcloud voor beheerde, veilige cloudomgevingen.
Wat is OpenCloud?
OpenCloud noemt zichzelf een open source platform voor bestandsbeheer, delen en samenwerken. Het komt van de Heinlein Gruppe, een Duits bedrijf dat zegt al ongeveer dertig jaar met open source IT bezig te zijn. De broncode staat openbaar op GitHub, de server is geschreven in Go en valt onder de Apache 2.0-licentie.
Volgens heise.de is OpenCloud ontstaan uit een afsplitsing van ownCloud Infinite Scale, nadat ontwikkelaars na de overname van ownCloud door Kiteworks een nieuwe start wilden. Dat is relevant voor je keuze: OpenCloud heeft een bewezen technische basis, maar is als product en organisatie veel jonger dan Nextcloud.
Hoe het technisch in elkaar zit
Volgens de projectpagina op GitHub loggen gebruikers in via OpenID Connect, met een externe identiteitsprovider zoals Keycloak of een ingebouwde variant. Er is geen aparte database nodig: de gegevens staan in het bestandssysteem. Dat maakt de opzet eenvoudiger, maar het betekent ook dat je back-upstrategie goed moet aansluiten op die opslag.
Hoe je het draait
Je kunt OpenCloud op je eigen infrastructuur draaien, bijvoorbeeld in containers, of gebruiken als dienst via een partner. De fabrikant noemt onder meer een geïntegreerde kantoorsuite, versleuteling, tweefactorauthenticatie en versiebeheer dat kan helpen bij herstel na ransomware. Controleer bij een demo of precies die onderdelen aanwezig zijn in de uitvoering die je gaat gebruiken.
OpenCloud en Nextcloud naast elkaar
Een eerlijke vergelijking begint bij de vraag wat je nodig hebt. Hieronder de verschillen die in de praktijk tellen, op basis van openbare informatie van beide partijen.
- Omvang van het pakket. Nextcloud biedt een brede suite met bestanden, groupware, videobellen en veel apps. OpenCloud richt zich op bestandsbeheer, delen en samenwerken en is daarmee compacter.
- Volwassenheid. Nextcloud bestaat sinds 2016 en heeft een grote gebruikersbasis. OpenCloud is nieuwer en moet nog laten zien hoe groot het ecosysteem wordt.
- Techniek. OpenCloud is geschreven in Go en draait zonder aparte database. Dat kan het beheer eenvoudiger maken. Nextcloud heeft een uitgebreider en bekender beheerlandschap.
- Licentie. OpenCloud valt onder Apache 2.0. Nextcloud is open source en geeft aan geen gesloten uitbreidingen te hebben.
- Beschikbare expertise. Voor Nextcloud vind je sneller een beheerder of integratiepartner. Bij OpenCloud is dat aanbod nog klein.
Let op: functielijsten veranderen snel. Controleer daarom altijd de actuele documentatie op opencloud.eu en nextcloud.com voordat je een besluit neemt.
Welke past bij welk bedrijf?
Er is geen algemeen beste keuze. Wel zijn er duidelijke richtingen.
Nextcloud past als je meer wilt dan bestanden
Wil je agenda, contacten, videobellen en documenten in een omgeving, en wil je een deel van Microsoft 365 vervangen? Dan biedt Nextcloud meer. Er is veel kennis in de markt en er zijn veel koppelingen. Houd rekening met de beperkingen: voor Power Platform, Dynamics of diep geïntegreerde Teams-functies is er geen één-op-één vervanger.
OpenCloud past als je het compact wilt houden
Heb je vooral een veilige plek nodig om bestanden te delen, binnen een team of met klanten, zonder een hele suite? Dan is OpenCloud het bekijken waard. Zeker voor kleinere teams die weinig beheerlast willen. Reken wel op een kleinere community en minder kant-en-klare koppelingen.
Of combineer met wat je al hebt
Je hoeft niet alles te vervangen. Veel bedrijven houden Microsoft 365 voor e-mail en Office, en zetten gevoelige bestanden op een Europees platform. Hoe zo’n hybride opzet eruitziet, lees je op onze pagina over de Europese cloud en in ons overzicht van Europese cloudalternatieven.
Waar je altijd op let, welke software je ook kiest
De software is maar een deel van het verhaal. Een slecht beheerd Nextcloud is onveiliger dan een goed beheerd Microsoft 365. Deze punten bepalen of je omgeving echt veilig en AVG-proof is.
- Hostinglocatie. Kies een host binnen de EER en leg dat vast. Bij MonkeySoft draaien omgevingen bij Hetzner in Duitsland.
- Updates. Beveiligingsupdates moeten snel worden doorgevoerd. Zelf hosten betekent dat jij, of je beheerder, daarvoor zorgt.
- Toegang. Gebruik tweefactorauthenticatie en geef mensen alleen toegang tot wat ze nodig hebben. Dat past bij de aanpak uit ons artikel over Zero Trust voor het MKB.
- Verwerkersovereenkomst. Leg vast wie verwerker is, wat er mag met de data en wat er gebeurt bij einde contract. Meer uitleg geeft de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Back-ups. Zelf hosten betekent zelf verantwoordelijk zijn voor herstel. Lees hoe je dat inricht in onze gids voor back-up en continuïteit.
- Versleuteling. Versleuteling onderweg en op schijf is een basis. Vraag precies na wat een leverancier bedoelt als die over versleuteling praat.
Stappenplan: zo kies en migreer je veilig
- Stap 1: Inventariseer. Welke bestanden, mappen en gebruikers heb je, en wie deelt met externen?
- Stap 2: Bepaal je eisen. Alleen bestanden, of ook agenda, contacten en videobellen? Dat bepaalt vaak de keuze.
- Stap 3: Test met een kleine groep. Laat een team een paar weken proefdraaien, inclusief delen met externe partijen.
- Stap 4: Regel beheer en back-up. Wie installeert updates, wie bewaakt de omgeving en wie test het herstel?
- Stap 5: Migreer gefaseerd. Verhuis afdeling voor afdeling en laat de oude omgeving nog even bestaan.
- Stap 6: Evalueer. Kijk na enkele maanden naar gebruik, klachten en kosten.
Veelgemaakte fouten
- Kiezen op functielijst alleen. De beste lijst helpt niet als niemand de omgeving kan beheren.
- Geen back-up testen. Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname.
- Updates uitstellen. Een verouderd platform dat bereikbaar is via internet is een doelwit.
- Alles in een keer verhuizen. Dat levert onrust en fouten op.
- De gebruiker vergeten. Als medewerkers het lastig vinden, gaan ze bestanden alsnog via e-mail of privé-opslag delen.
Veelgestelde vragen over OpenCloud en Nextcloud
Wat is OpenCloud?
OpenCloud is een open source platform voor bestandsbeheer, delen en samenwerken van de Heinlein Gruppe uit Berlijn. De software is geschreven in Go en uitgebracht onder de Apache 2.0-licentie. Je draait het zelf, of je gebruikt het via een partner.
Is OpenCloud beter dan Nextcloud?
Niet in het algemeen. Nextcloud heeft een grotere gemeenschap, meer apps en een langere geschiedenis. OpenCloud is nieuwer en bewust compacter. Welke past, hangt af van wat je nodig hebt: veel functies en integraties, of een lichte oplossing voor bestanden.
Is OpenCloud AVG-proof?
Software alleen maakt je niet AVG-proof. Het gaat om waar je data staat, wie erbij kan, wat er in je verwerkersovereenkomst staat en hoe je toegang en back-ups regelt. Kies je een Europese host en regel je dat goed, dan kan het.
Kan ik Microsoft 365 vervangen door OpenCloud of Nextcloud?
Voor bestanden delen en samenwerken vaak wel. Voor specifieke Microsoft-toepassingen zoals Power Platform, Dynamics of diep geïntegreerde Teams-functies zijn er beperkingen. Een hybride aanpak is een goede tussenweg.
Moet ik een back-up maken van mijn Nextcloud of OpenCloud?
Ja. Zelf hosten betekent dat jij verantwoordelijk bent voor herstel. Spreek af hoe vaak er een back-up wordt gemaakt, waar die staat en test regelmatig of terugzetten echt werkt.
Een nuchtere conclusie
OpenCloud is een interessante nieuwe speler, zeker voor wie een compact en open platform zoekt. Nextcloud is breder, bekender en makkelijker te vinden bij beheerders en partners. Welke je ook kiest: de kwaliteit zit in hosting, updates, toegangsbeheer en back-ups.
MonkeySoft heeft ervaring met Nextcloud in een Europese omgeving en helpt je met inrichting, migratie en beheer. We kijken graag mee naar wat bij jouw situatie past, ook als dat een hybride opzet is. Bekijk onze dienst Europese cloud of neem contact op met MonkeySoft voor een vrijblijvend gesprek.
Bronnen: OpenCloud | OpenCloud op GitHub | Nextcloud: over ons | heise.de over de afsplitsing | Autoriteit Persoonsgegevens