Van verouderd Exchange naar Microsoft 365, 0 minuten downtime

Een logistiek bedrijf in Noord-Holland draaide nog op een Exchange 2012-server die officieel end-of-life was. Microsoft ondersteunde de software niet meer met beveiligingsupdates, wat een aanzienlijk risico vormde. Tegelijkertijd liepen de licenties van het verouderde Office-pakket af.

De uitdagingen:

• Exchange 2012 is niet direct te migreren naar Exchange Online, er zijn tussenstappen nodig
• 65 medewerkers waarvan een deel weinig digitaal vaardig, adoptie was een zorg
• Kritische operations-e-mails: de migratie mocht geen downtime veroorzaken
• Historische e-mailarchief van 8 jaar moest volledig meeverhuizen

Wij kozen voor een gefaseerde aanpak over 6 weken:

Week 1–2: Voorbereiding: Exchange-omgeving opschonen, ongebruikte mailboxen identificeren en verwijderen, licentie-audit uitvoeren om te bepalen welke M365-abonnementen nodig waren.

Week 3–4: Hybride setup: Azure AD Connect ingericht voor hybride identiteitsbeheer. E-mailstroom loopt tijdelijk via beide systemen tegelijk.

Week 5: Migratie: Mailboxen in batches overgezet buiten werktijden. Elke batch getest voor go-live van de volgende. Historisch archief gemigreerd via PST-import.

Week 6: Hardening & training: MFA ingesteld voor alle gebruikers, Conditional Access geconfigureerd, basis Teams-training voor medewerkers.

0 minuten downtime: De e-mailstroom was op geen enkel moment onderbroken. Medewerkers merkten weinig van de migratie.

22% lagere licentiekosten: Door de combinatie van de juiste abonnementstypes en het elimineren van 11 ongebruikte seats besparen ze maandelijks aanzienlijk ten opzichte van de situatie voor de migratie.

Volledig beveiligd: MFA actief voor alle 65 gebruikers, zero-trust Conditional Access ingesteld. Microsoft Secure Score verbeterd van 28% naar 74% in 6 weken.

Medewerkers tevreden: Het gebruik van Teams is in de eerste maand na migratie al opgelopen tot 80% van de medewerkers, met name voor interne communicatie die voorheen via e-mail ging.