AFAS en Shopify koppelen

Voor wie is een koppeling tussen AFAS en Shopify?

Voor webwinkels en groothandels die AFAS gebruiken voor hun administratie en Shopify als webshop. Je herkent het als:

• orders handmatig of via exports van Shopify naar AFAS gaan;
• de voorraad in de webshop achterloopt op AFAS, zodat je producten verkoopt die er niet meer zijn;
• prijzen en productinformatie op twee plekken worden bijgehouden;
• retouren en creditnota’s apart moeten worden nagelopen.

Wat er synchroniseert: orders, voorraad, klanten, producten en prijzen

Orders, voorraad, klanten, producten en prijzen kunnen allemaal gesynchroniseerd worden, en in beide richtingen. Welk systeem per gegevenssoort leidend is, leggen we vast vóór we bouwen. Zo voorkom je dat twee systemen elkaars wijzigingen overschrijven.

Waar het in de praktijk lastig wordt: btw, taalvelden en retouren

Een koppeling die alleen het standaardpad aankan, werkt tot de eerste uitzondering. In onze projecten zitten de lastige punten vooral hier:

• Btw. Shopify en AFAS rekenen niet altijd op dezelfde manier met btw-tarieven, verzendkosten en kortingen. Die regels moeten kloppen, anders sluit je boekhouding niet aan op wat de klant betaalde.
• Taalvelden. Verkoop je in meerdere talen, dan moet productinformatie per taal op de juiste plek in Shopify terechtkomen.
• Retouren. Een retour raakt voorraad, order en financiële administratie tegelijk. Die stroom moet expliciet in de koppeling zitten.

IntegrationsMonkey of maatwerk?

• IntegrationsMonkey, ons eigen integratieplatform, als je situatie grotendeels standaard is.
• Maatwerk als er veel specifieke logica nodig is, of als je de koppeling in je eigen omgeving wilt laten draaien.

In het eerste gesprek kiezen we samen de route die past. Lees meer over IntegrationsMonkey of over koppelingen tussen systemen.

Wanneer een koppeling (nog) niet nodig is

Een koppeling verdient zich terug door het handwerk dat verdwijnt. Heb je een klein assortiment en een paar orders per week, dan is handmatig verwerken of een eenvoudige standaard-app vaak goedkoper. En verandert je proces nog sterk, leg het dan eerst vast. Anders automatiseer je iets dat volgende maand anders moet.

Wat bepaalt de prijs?

• welke gegevens je wilt synchroniseren en in welke richting;
• de uitzonderingen in je proces (btw-situaties, meerdere talen, retouren, bundels);
• of het via IntegrationsMonkey kan of maatwerk vraagt;
• beheer en monitoring na oplevering.

Na een kennismaking krijg je een voorstel met een vaste projectprijs.

Praktijkvoorbeeld: een e-commercebedrijf met 200 orders per dag

Een e-commercebedrijf verwerkt ongeveer 200 orders per dag via Shopify, met AFAS als administratie. Vóór de koppeling ging daar elke week zo’n 32 uur aan handmatig werk in zitten. Na de koppeling is dat 4 uur per week, en raakt er geen omzet meer verloren door orders of voorraad die niet klopten. Lees de case.