Provisioningplatform voor veilige onboarding, functiewijzigingen en offboarding

Van HRM naar automatisch ingerichte werkplek

HR of de organisatie bepaalt wie iemand is en welke functie die persoon heeft. Het functieprofiel bepaalt daarna welke digitale middelen daarbij horen. Het proces loopt in vaste stappen:

1. Bron: het HRM-systeem (Dyflexis, AFAS of CSV) of de eigen beheerinterface levert de medewerker.
2. Functie: de functie uit het arbeidscontract wordt gekoppeld aan een functieprofiel.
3. Goedkeuring: waar nodig keurt een leidinggevende of IT de aanvraag goed. Je ziet vooraf wat er gaat gebeuren.
4. Provisioning: het platform richt accounts, licenties, groepen en rechten in via de koppelingen.
5. Overdracht: voor applicaties zonder koppeling gaat een melding naar de applicatiebeheerder.

Niemand hoeft meer per nieuwe medewerker opnieuw te bedenken wat er nodig is. Dat staat al in het profiel.

Functieprofielen: vastleggen wat een functie nodig heeft

In een functieprofiel leggen we centraal vast wat iemand met die functie nodig heeft, bijvoorbeeld:

• Microsoft 365-licenties;
• Microsoft Entra ID-groepen;
• applicaties en accounts;
• rollen en overige toegangsrechten.

Het profiel is daarmee ook de basis voor controle. Wie wil weten waarom iemand ergens bij kan, kijkt naar de functie.

Joiner, Mover, Leaver: de hele levenscyclus van een medewerker

Het platform ondersteunt de volledige identity lifecycle van een medewerker. Dat bespaart tijd, maar het belangrijkste voordeel is grip op toegangsrechten en een offboarding die elke keer hetzelfde verloopt.

Joiner: in dienst

Een nieuwe medewerker krijgt op basis van de functie de benodigde accounts, licenties, groepen en rechten. Voor IT is dit de onboarding die klaarstaat zonder dat iemand een lijstje hoeft na te lopen.

Mover: andere functie

Verandert iemand binnen de organisatie van functie, dan verandert het functieprofiel mee. Daarmee is bepaald welke rechten erbij komen en welke oude rechten niet meer bij de nieuwe functie horen. Zo stapelen oude rechten zich niet op bij iemand die van rol wisselt.

Leaver: uit dienst

Gaat iemand uit dienst, dan start een centraal offboardingproces. Accounts, licenties en rechten worden ingetrokken. Voor applicaties zonder koppeling wordt een actie uitgezet bij de applicatiebeheerder. Accounts van vertrekkers worden uitgeschakeld en niet verwijderd, en elke wijziging komt in het auditlog.

Integraties met Microsoft 365, Entra ID, Google Workspace en meer

We hebben en ontwikkelen integraties met onder andere:

• Microsoft 365;
• Microsoft Entra ID;
• Google Workspace;
• Nextcloud;
• Claude en Claude Console;
• ChatGPT;
• Adobe Creative Cloud;
• EasySecure;
• telefooncentrales.

Als bron voor medewerkergegevens werkt het platform met Dyflexis, AFAS of een CSV-bestand, of met een eigen beheerinterface wanneer er geen geschikt HRM-pakket is. Het aantal integraties breiden we verder uit.

Ook applicaties zonder API horen bij het proces

Niet elke applicatie laat zich automatisch inrichten. Daarom hoeft een koppeling geen voorwaarde te zijn. Heeft een applicatie geen provisioningintegratie, dan stuurt het platform een e-mail-, Microsoft Teams- of Slack-melding naar de functioneel applicatiebeheerder met het verzoek de benodigde actie uit te voeren.

Zo is er één onboarding- en offboardingproces, ook voor de applicaties waar nog een mens aan te pas komt. Niets valt buiten het zicht omdat er geen API is.

Softwarecatalogus: zelf software aanvragen

Naast automatische provisioning hebben we een softwarecatalogus ontwikkeld. Medewerkers loggen in en vragen zelf software of toegang aan.

Aan een aanvraag koppel je goedkeuringsregels, bijvoorbeeld:

• eerst goedkeuring door de leidinggevende;
• goedkeuring door IT;
• of andere interne regels.

Is er een provisioningintegratie voor de gevraagde applicatie, dan wordt het account of de toegang na goedkeuring automatisch met de juiste rechten ingericht. Is die er niet, dan krijgt de verantwoordelijke beheerder een melding. Software aanvragen loopt zo via één proces, in plaats van via mail, chat en losse verzoeken.

Waarom we dit zelf hebben gebouwd

We ontwikkelden de oplossing voor ons eigen werkplekbeheer. Er ging steeds meer tijd zitten in het handmatig aanmaken van gebruikers en in het toekennen en weer intrekken van rechten.

Inmiddels zetten we het platform steeds vaker in bij klanten voor wie we werkplekken beheren. Het vermindert het repetitieve beheerwerk rond gebruikers en zorgt voor een prettiger onboarding en meer controle bij functiewijzigingen en uitdiensttreding.

Niet alleen voor onze werkplekbeheerklanten

Omdat het platform in de praktijk zoveel oplevert, bieden we het nu ook zelfstandig aan:

• Bedrijven die hun werkplekbeheer niet bij MonkeySoft hebben ondergebracht;
• Organisaties met een eigen IT-afdeling, die het zelf beheren;
• MSP’s die provisioning voor hun eigen klanten willen inzetten, als dienst of oplossing.

Meer over het product lees je op de pagina ProvisioningMonkey.

Onboarding, provisioning of offboarding automatiseren?

Wil je weten hoe dit past bij jouw applicaties, HRM-systeem en functies? Plan een gesprek. We kijken samen welke functies en applicaties je heeft, welke koppelingen er al zijn en waar een melding voor de applicatiebeheerder voorlopig de beste route is.

Plan een gesprek of vraag een demo aan.