8 uur per week bespaard op debiteurenbeheer met Power Automate

De administratief medewerker van een zakelijk dienstverlener besteedde elke week 8 uur aan taken die op papier eenvoudig klinken maar in de praktijk tijdrovend zijn:

• Controleren welke facturen te laat zijn (handmatig in Exact)
• Herinneringen opstellen en versturen (kopiëren naar Word, e-mail versturen)
• Status bijhouden in een handmatig bijgehouden Excel-bestand
• Intern escaleren bij facturen die langer dan 30 dagen openstaan
• Rapporten maken voor het management

Het risico: afhankelijkheid van één persoon, kans op fouten en inconsistentie in de communicatie naar debiteuren.

Via de Exact Online API en Power Automate bouwden wij een volledig geautomatiseerde debiteurenflow:

Dagelijkse scan: Elke ochtend om 7:00 worden via de Exact API alle openstaande facturen opgehaald en gefilterd op vervalstatus (7, 14, 30, 60+ dagen te laat).

Geautomatiseerde herinneringen: Per categorie wordt automatisch een gepersonaliseerde herinnering verstuurd via Outlook, met de factuurgegevens, het openstaande bedrag en de betalingslink.

Escalatie-flow: Facturen boven €5.000 die langer dan 30 dagen openstaan, worden automatisch geëscaleerd naar de accountmanager via een Teams-notificatie.

Dashboard in Power BI: Realtime overzicht van de debiteurenportefeuille, gekoppeld aan Exact Online.

De implementatie kostte 3 weken en vereiste geen enkele aanpassing aan Exact Online.

8 uur per week teruggewonnen: De administratief medewerker besteedt nu 0 uur aan handmatige debiteurentaken. De flow draait volledig automatisch.

Snellere betaling: Doordat herinneringen consequent en tijdig worden verstuurd, is de gemiddelde betaaltermijn gedaald van 47 naar 31 dagen.

Minder fouten: In het eerste kwartaal na go-live zijn er geen vergeten herinneringen of escalaties gemist.

ROI in 6 weken: De implementatiekosten zijn terugverdiend in minder dan 6 weken, puur op basis van de bespaarde arbeidsuren.