Maatwerk huurderportaal vervangt Excel-chaos bij vastgoedbeheerder

Een vastgoedbeheerder in Noord-Holland met ruim 300 huurobjecten (woningen en bedrijfspanden) groeide te snel voor de bestaande werkwijze:

• Reparatieverzoeken kwamen via e-mail, telefoon en WhatsApp, geen centrale registratie
• Status van verzoeken was niet inzichtelijk voor huurders, wat leidde tot veel opvolg-telefoontjes
• Huurcontracten en indexeringen werden bijgehouden in meerdere Excel-bestanden, handmatig bijgewerkt
• Jaarlijkse huurindexering kostte 2 dagen handmatig rekenwerk
• Geen koppeling met Exact Online, alles werd dubbel ingevoerd

Wij bouwden een maatwerk huurderportaal in Laravel 11 + FilamentPHP:

Huurderportaal: Elke huurder krijgt een eigen account waarmee hij reparatieverzoeken kan indienen, de status kan volgen en documenten (huurcontract, facturen) kan downloaden.

Beheerinterface: FilamentPHP-dashboard voor het beheerteam met overzicht van alle verzoeken, toewijzing aan aannemers en statusbeheer. Inclusief prioriteitsstelling en SLA-tracking.

Automatische indexering: Jaarlijkse huurindexering wordt automatisch berekend op basis van het CPI-percentage. E-mails met aankondiging worden automatisch verstuurd naar huurders.

Exact Online koppeling: Huurbetalingen worden automatisch gesynchroniseerd, betalingsherinneringen worden verstuurd bij achterstand.

Doorlooptijd: 10 weken van kickoff tot go-live.

85% minder telefoontjes over reparatiestatus, huurders kunnen nu zelf de status opzoeken in het portaal.

2 volledige werkdagen bespaard per jaar op de huurindexering, volledig geautomatiseerd.

Nul dubbele invoer: de koppeling met Exact Online elimineert alle handmatige synchronisatie tussen systemen.

Schaalt mee: het team beheert nu 300 objecten met dezelfde capaciteit als voorheen 150. Verdere groei is mogelijk zonder extra administratieve last.